Лаис смдо инструкция по применению

5 лет на сайте
пользователь #1303328

Система межведомственного документооборота. СМДО. Что это и с чем его едят!
разбираем «на пальцах» что это за такое НУЖНОЕ нововведение в РБ указом президента РБ от 04.04.2013 №157 и собираем опыт
====================================================================================================
1 Сетевая карта + 1 ADSL модем (в режиме BR >
НАСТРОЙКА (на базе ЛАИС СМДО)

8 лет на сайте
пользователь #431329

что конкретно вас интересует?
СМДО это переписка гос организаций по всей республике, организованная на базе серверов НЦЭУ.
Существует на сегодня 30 орг., чье программное обеспечение сертицифированно в НЦЭУ.
Список организаций с серт. ПО

9 лет на сайте
пользователь #261616

На пальцах выглядит так. Есть Указ — его нужно выполнить. Мона всё за большие деньги купить в НЦЭУ. Мона у них купить лишь само подключение. Доработать существующий документооборот(если он есть) до их стандартов и пройти у них сертификацию. Мона купить любое ПО из списка постом выше. А у НЦЭУ купить лишь подключение. Я могу расписать этапы последнего пути.
1. Звоним в НЦЭУ nces.by — и оставляем им заявку на проведение канала связи(в витебской области это VPN канал mailgov), но это не единственный вариант. Всё работает НЕ через Интернет. Сам канал связи организует Белтелеком, но за тем что бы он пришёл нужно обращаться в НЦЭУ.
2 . Звоним в НЦЭУ получаем у них ЭЦП — электронно-цифровую подпись. Существующие в организации(налоговые, статистика) не «катят» обычно.
3. Отправляем заявку в НЦЭУ на «подключение к СМДО с использованием ведомственной СЭД»
4. Обращаемся за сертифицированной программой из списка выше. (Так совпало, что я работаю в 9ой организации из этого списка. Если есть вопросы и интерес купить у нас — +375(три_три)3725485))))
5. Далее у нас следует этап установки настройки — отправки тестовых писем.
6. Указ по подключению считается выполненным если у вас есть Акт от НЦЭУ о прохождении регистрации в системе СМДО, который будет после успешного обмена письмами в предыдущем пункте.

5 лет на сайте
пользователь #1303328

что конкретно вас интересует?
СМДО это переписка гос организаций по всей республике, организованная на базе серверов НЦЭУ.
Существует на сегодня 30 орг., чье программное обеспечение сертицифированно в НЦЭУ.
Список организаций с серт. ПО

Откровенно говоря интересует каким боком это нужно для средней общеобразовательной школы. Потому как правило сначала придумывают Указ а уже потом дорабатывают, так как думали одно, а под общую гребенку попали другие коим это НЕ нужно.
Что есть переписка гос организаций? Нас прекрасно устраивает электронная почта.

На пальцах выглядит так. Есть Указ — его нужно выполнить.

Я это прекрасно знаю из армии) НО. не получится ли так что приобрели установили заплатили . а на деле ЗАЧЕМ и для ЧЕГО, если до этого работали и так прекрасно. Какой документооборот и переписка может быть в школе)))?
Объясните мне пожалуйста что конкретно МЫ=Школа будем делать с СМДО и для чего оно нам нужно? Отправить приказ на согласование? с кем, они согласовываются внутри школы и все в одном здании.
Это альтернатива ухода от эл почты? Тобишь указания СВЕРХУ будут приходить и регистрироваться исключая вариант «НЕ ЗНАЕМ НЕ ПРИХОДИЛО НЕ ВЫПОЛНИЛИ»

И подытоживая все написанное, представьте что я глухой колхозник, у меня ограниченный бюджет и куча сомнений, и я прошу пожалуйста обоснуйте и объясните ЗАЧЕМ?)))

14 лет на сайте
пользователь #24057

matahary, вы так все красиво расписали, осталось только цены озвучить.

11 лет на сайте
пользователь #99933

задумка хорошая,
а реализация как всегда белорусская.
работает в лучшем случае до канцелярии учреждения.

9 лет на сайте
пользователь #261616

matahary, вы так все красиво расписали, осталось только цены озвучить.

Цены на наше ПО — в районе 3,5 млн за 1 рабочее место. Но одно рабочее место как раз означает

работает в лучшем случае до канцелярии учреждения.

Потому нужно грамотно планировать количество рабочих мест. Цены на подключение к СМДО уточняйте в НЦЭУ, но насколько я знаю около 800 тыс один ключ, + в районе 4,5 млн за подключение + за канал (там копейки). Но это всё не точно, так как это всё ИМ))). Ну и им опять же какая-то абонентская.
Для чего это нужно? Для того что бы в перспективе вообще уйти от бумаг. Где-то тут я рисовал картинки для местного семинарчика, приметив конечно — но может поможет вам понять что и для чего(то что в оранжевой рамочке это как раз рабочее место, чем больше тем правильнее):

Суть в том что благодаря стандарту разработанному НЦЭУ от любой организации подключенной к СМДО, с любой программой по документообороту из прошедших сертификацию вы получаете во входящих готовое сообщение которое автоматически регистрируется и заводиться карточка документа. На которую можно накладывать резолюции ну и т.д. и так же готовится и отправляется ответ. Естественно для организаций с кучей документооборота типо облисполкомов и управлений это очень удобная вещь. Позволяет не переплачивая вручную кучи макулатуры проводить анализ там какой-нить исполнительской дисциплины, сроки ответов ну и т.д.

Это альтернатива ухода от эл почты? Тобишь указания СВЕРХУ будут приходить и регистрироваться исключая вариант «НЕ ЗНАЕМ НЕ ПРИХОДИЛО НЕ ВЫПОЛНИЛИ»

Вот кстати и это тоже. При получении и регистрации сообщения у отправителя будет статус, что его сообщение получено и зарегистрировано, сделано это как раз для того что бы никто не мог «соскочить»))))

14 лет на сайте
пользователь #24057

Цены на наше ПО — в районе 3,5 млн за 1 рабочее место. Что как раз означает

забавно конечно, но вот у меня есть цены из НЦЭУ:
Внедрение СЭД «SMBusiness» конфигурации «Смарт+» до 5 АРМ — 53 700 000 руб.
+
1 ключ — 800 000 руб.
+
организация 1-го VPN канала — 254 000 без НДС
+ ежемесячно
Сопровождение электронного документооборота на базе СЭД «SMBusiness» — 1 422 000
+
абонплата 1-го VPN канала — 30 000 без НДС

9 лет на сайте
пользователь #261616

Мона всё за большие деньги купить в НЦЭУ

Кстати у вас пропущена плата за подключение к СМДО и абон. плата за подключение к нему же. Хотя может это включено в

Сопровождение электронного документооборота на базе СЭД «SMBusiness» — 1 422 000

11 лет на сайте
пользователь #99933

Сам канал связи организует Белтелеком, но за тем что бы он пришёл нужно обращаться в НЦЭУ.

необязательно белтелеком, др провайдеры тоже могут организовать канал.
IPtel, управделами и др.

Это альтернатива ухода от эл почты? Тобишь указания СВЕРХУ будут приходить и регистрироваться исключая вариант «НЕ ЗНАЕМ НЕ ПРИХОДИЛО НЕ ВЫПОЛНИЛИ»

Вот кстати и это тоже. При получении и регистрации сообщения у отправителя будет статус, что его сообщение получено и зарегистрировано, сделано это как раз для того что бы никто не мог «соскочить» )))

Думаю такое как «НЕ ЗНАЕМ НЕ ПРИХОДИЛО НЕ ВЫПОЛНИЛИ» делается административными мерами.

14 лет на сайте
пользователь #24057

Кстати у вас пропущена плата за подключение к СМДО и абон. плата за подключение к нему же.

9 лет на сайте
пользователь #261616

необязательно белтелеком, др провайдеры тоже могут организовать канал.
IPtel, управделами и др.

но это не единственный вариант

В целом я расписывал путь для Витебской области, в других могут быть и будут свои нюансы)
Ещё раз путей есть 3 штуки.
1. Всё купить в НЦЭУ по ценам озвученным АВАЛОКИТЕШВАРА
2. Если есть своё ПО то его доработать пройти сертификацию в НЦЭУ(естественно за деньги) и оформить только подключение (Канал, ключи, настроечные реквизиты)
3. Купить стороннее ПО из списка выше, прошедшее тестирование. И опять же оформить только подключение (канал, ключи, настоечные реквизиты).
Я расписал последний путь, как показала практика он самый бюджетный но и немножечко «гемморойный»))) Если интересно могу и про это расписать, в плане с чем мы столкнулись по мере внедрения.

8 лет на сайте
пользователь #431329

Сам канал связи организует Белтелеком, но за тем что бы он пришёл нужно обращаться в НЦЭУ.

необязательно белтелеком, др провайдеры тоже могут организовать канал.
IPtel, управделами и др.

Такую возможность уточняйте у своих провайдеров (местных), если да, то да. И немаловажна цена вопроса за канал, и его пропускную способность.
Белтелеком по технологии ADSL предлагает как правило 1 мегабит. Если есть оптика, то проще.

3 года на сайте
пользователь #1921400

Вот эту систему http://ivcmf.by/sed/ себе ставили в организации, всем довольны, есть интеграция с СМДО

6 лет на сайте
пользователь #645304

matahary
Я расписал последний путь, как показала практика он самый бюджетный но и немножечко «гемморойный» )) Если интересно могу и про это расписать, в плане с чем мы столкнулись по мере внедрения.

Распишите, если не сложно. Очень интересно будет понять с чем можно столкнуться в процессе внедрения, чтобы была возможность как-то скорректировать нежелательные явления.

9 лет на сайте
пользователь #261616

matahary
Я расписал последний путь, как показала практика он самый бюджетный но и немножечко «гемморойный» )) Если интересно могу и про это расписать, в плане с чем мы столкнулись по мере внедрения.

Распишите, если не сложно. Очень интересно будет понять с чем можно столкнуться в процессе внедрения, чтобы была возможность как-то скорректировать нежелательные явления.

Ну значица так. Насколько я понял из регламента НЦЭУ настроечные реквизиты для подключения и тестирования организации они выдают в самом конце: когда в Вас уже приобретены ключи, канал доступа и установлена ВСЭД.
Так же есть ограничение на минимальное количество рабочих мест которое можно установить. Организации для которых разрешено приобретение 1 рабочего места должны соответствовать всем критериям определенным в постановлении Совета Министров Республики Беларусь от 12.04.2016 № 299(в основном это касается всяких Детских садов, Школ и т.д.).
Нашей организацией для подобных учреждений пару месяцев назад было разработан и протестирован ещё один программный продукт, НАМНОГО проще в установке, в настройке, в освоении. И наконец ДЕШЕВЛЕ))). Название этого программного комплекса «ЛАИС.СМДО». Он специально разработан для организаций, где мощность нашей первой системы «Делопроизводство» была избыточна. Единственное связанное с ним ограничение в работе это то, что с помощью него невозможно организовать полноценный(это значит движение документа внутри организации) внутриведомственный документооборот, то есть все видят всё. По крайней мере пока . Устанавливается в основном на 1-2-3 рабочих места.
Так же был предложен вариант дешевого корпоративного внедрения этой системы на подведомственные организации.
Все этапы подключения внедрения системы, что для этого нужно, цены, а так же информация о корпоративных скидках, изложены здесь:
Для Витебской области
Для Всей РБ(кроме Витебской области)
Демо версию(ограничение на количество полученных отправленных сообщений через СМДО) программы ЛАИС.СМДО можно скачать отсюда

источник

Система межведомственного документооборота государственных органов Республики Беларусь — государственная межведомственная информационная система, обеспечивающая межведомственное взаимодействие государственных органов и иных организаций посредством обмена электронными документами.

переход от бумажного документооборота к электронному документообороту;

обеспечение организации информационного взаимодействия республиканских органов государственного управления и организаций;

повышение оперативности принятия управленческих решений;

дебюрократизация государственного аппарата.

Иметь (приобрести в случае отсутствия) ведомственную систему электронного документооборота

Пользователь приобретает ведомственную систему электронного документооборота из перечня систем, интегрированных с СМДО.

Организовать доступ к электронным услугам НЦЭУ

Для организации доступа к электронным услугам НЦЭУ пользователь формирует заявку на организацию канала связи на основании электронной формы.
НЦЭУ обрабатывает и перенаправляет заявку в предприятие связи, которое осуществляет создание и обслуживание VPN канала на возмездной основе по отдельно заключаемому договору. После подписания договора между клиентом и провайдером о предоставлении канала связи все вопросы по обслуживанию канала клиент решает непосредственно с провайдером связи.

Приобрести средства электронной цифровой подписи

Для работы в системе электронного документооборота пользователь приобретает средства электронной цифровой подписи в республиканском удостоверяющем центре ГосСУОК.

Направить заявку на получение электронных услуг

После организации доступа к сети передачи данных Национального центра электронных услуг посредством подключения выделенного канала связи с определенными скоростными характеристиками, приобретения средств электронной цифровой подписи пользователь направляет в адрес НЦЭУ заявку установленного образца в бумажном или электронном виде:

источник

пользователей программных комплексов «ЛАИС+», «ЛАИС.СМДО»!

В связи с тем, что утвержденная директором НЦЭУ 09.12.2016 г. новая версия 2.1.1 формата обмена данными между абонентами СМДО, будет применена в СМДО 01.10.2017 г., настраивать программный комплекс на работу с СМДО в соответствии с версией формата 2.1.1 необходимо с 1 октября 2017 года.

Для перехода на новый формат в программном комплексе «ЛАИС+» и «ЛАИС.СМДО» необходимо в первый рабочий день после 30 сентября выбрать пункт меню «Сервис» → «Параметры СМДО» и в параметре «Версия формата XML» на закладке «Общие» выбрать значение «2.1.1», после чего нажать кнопку «Записать».

Обращаем внимание, что для возможности перехода на версию формата 2.1.1 в программном комплексе «ЛАИС+» должно быть установлено обновление не ниже 162, а в программном комплексе «ЛАИС.СМДО» — не ниже 9. Для проверки номера текущего обновления выберите «Помощь» → «О программе», прочитать строку «Обновление».

пользователей ПК «Делопрозводство»!

Для перехода на новый формат в ПК «Делопроизводство» необходимо в первый рабочий день после 30 сентября зайти в «Транспортный модуль», в меню клиента IBM Notes «Действия»(«Actions») → «Настройки». В появившемся окне в разделе «Настройки формата СМДО» поменять значения параметров «Используемая версия формата» и «Версия разбора пришедшего пакета» с «1.0» на «2.1.1». Затем нажатием кнопки «Сохранить» сохранить внесенные в настройки изменения.

Отсутствие в настройках раздела «Настройки формата СМДО» означает, что установлена старая версия ПК «Делопроизводство», не поддерживающая работу с новым форматом СМДО и требуется установка обновления.

Во исполнение пункта 3 Указа Президента Республики Беларусь от 4 апреля 2013 года № 157 в срок до 1 января 2017 года государственные организации обязаны приобрести ВСЭД и обеспечить их взаимодействие с СМДО.

СМДО – система межведомственного электронного документооборота государственных органов Республики Беларусь, предназначенная для автоматизации обмена электронными документами, подлинность и целостность которых подтверждаются с использованием сертификата открытого ключа, изданного РУЦ ГосСУОК;

ГосСУОК – Государственная система управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь;

ВСЭД – ведомственная система электронного документооборота

ЭЦП – электронно-цифровая подпись

НЦЭУ – Республиканское унитарное предприятие «Национальный центр электронных услуг» — осуществляет функции оператора СМДО: http://nces.by/

Установка ВСЭД, прошедшей сертификацию на взаимодействие с СМДО.

Организация отдельного канала VPN (НЦЭУ).

Приобретение ключей ЭЦП ( НЦЭУ ). Обратите внимание: ЭЦП, используемая для работы с Регистром населения, не подходит для работы с СМДО

Формирование заявки для получения настроечных реквизитов (НЦЭУ).

Настройка ВСЭД с использованием полученных реквизитов (Государственное предприятие «ЦИТ Белстата»).

Тестирование в среде СМДО (Государственное предприятие «ЦИТ Белстата»). Порядок тестирования

источник

Программный комплекс «ЛАИС.СМДО»

В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 04 апреля 2013 г. № 157 «О внесении изменений и дополнений в некоторые указы Президента Республики Беларусь» (далее – Указ № 157) государственным органам и государственным организациям, хозяйственным обществам, в отношении которых Республика Беларусь либо административно-территориальная единица, обладая акциями (долями в уставных фондах), может определять решения, принимаемые этими хозяйственными обществами, необходимо обеспечить приобретение (разработку, модернизацию) ведомственных систем электронного документооборота (далее – ВСЭД) с учетом требований, установленных Указом Президента Республики Беларусь от 8 ноября 2011 г. № 515, имеющих возможность взаимодействовать с системой межведомственного электронного документооборота государственных органов (далее – СМДО) и использовать сертифицированные средства электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП).

В целях исполнения требований Указа № 157 организациями и предприятиями с незначительным документооборотом, в соответствии с критериями, определенными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12.04.2016 № 299, Республиканским унитарным предприятием «Центр информационных технологий Национального статистического комитета Республики Беларусь» разработана ВСЭД – Программный комплекс «ЛАИС.СМДО» v .1.0 (далее – ПК «ЛАИС.СМДО»).

В ПК «ЛАИС.СМДО» реализованы основные функциональные возможности, необходимые для организации ВСЭД в вышеуказанных организациях (ведение журналов учета входящей/исходящей корреспонденции, регистрации административных процедур, обращений граждан, контроль исполнения документов и т.д.), а также информационное взаимодействие с СМДО (прием/передача корреспонденции) с использованием ЭЦП .

ПК «ЛАИС.СМДО» успешно прошел тестирование в технологической среде СМДО, что подтверждается Заключением Республиканского унитарного предприятия «Национальный центр электронных услуг» (далее – НЦЭУ) № 11 от 5 апреля 2017 г. о соответствии системы электронного документооборота требованиям формата обмена данными между абонентами СМДО (версия 2.1). Демонстрационная версия программного обеспечения и инструкция по установке доступны в разделе «Скачать».

Стоимость поставки одного рабочего места ПК «ЛАИС.СМДО» для одной организации согласно прейскуранту цен № 2.1.1 от 03.01.2018 г. составит 141 (сто сорок один) рубль, включая НДС.

Для корпоративных клиентов на основании гарантийных писем в зависимости от количества подчиненных организаций/структур (объектов поставки ПК) будет предоставляться скидка (см. таблицу ниже).

источник

После 1 января у ряда организаций Республики Беларусь (далее РБ) началось суетное внедрение системы электронного документооборота. Для ускорения задачи напишу алгоритм того, как проходило внедрение у меня (технического специалиста, ответственного за электронный документооборот в своей гос. организации). Ниже напишу алгоритм, нажимая на который можно переместиться в нужные раздел статьи.

Работая над своими проектами, убедился на практике, что система задач и работа с документами в компании важна. По этой причине считаю, что внедрение ВСЭД необходимо организации, как воздух человеку. Во время моей работы и приказ соответствующий пришёл «сверху». Отлично, наконец-то свершится! Будет в РБ нормальный электронный документооборот. Теперь осталось дело «за малым» внедрить. Поехали по порядку.

Компаний, оказывающих услуги разработки и внедрения ВСЭД на рынке РБ для нашей страны достаточно много, но, зная, что потом эта система будет работать с СМДО нужно выбирать только те, которые являются партнёрами национального центра электронных услуг (НЦЭУ). На сайте НЦЭУ есть список разработчиков, с которыми можно сотрудничать — никаких проблем не будет с подключением к СМДО.

Решить у кого закупать ПО для работы ВСЭД было не просто. Я лично обзвонил с десяток компаний, узнал их условия, цены и сроки внедрения. Одни не захотели внедрять ВСЭД, аргументируя, что мы маленькая организация и им не интересно с нами работать, другие, напротив, всё разложили по полочкам (с такими людьми приятно общаться и работать). Разбежка в 20-30 млн меня удивила, но оказывается для организации это не существенного для единоразового платежа.

После этого в голову начальнице пришла чудесная мысль, вспомнить об организации ИВЦ «Минфина», с которой они сотрудничают по другим вопросам (оказывается она тоже занимается разработкой и внедрением ВСЭД). Люди там действительно прекрасные, отзывчивые и культурные. С ними приятно работать, поэтому упоминаю их выше и ссылку на их ресурс указываю. Рекомендую, понравились очень.

Выше были эмоции, а потом мы перешли к установке и настройке ВСЭД. Сначала нам прислали анкеты и файлы по сотрудникам для того, чтобы понимать, какие сотрудники будут в системе и какие роли у них будут (руководитель, исполнитель и прочие).

Далее мы скачали все нужные файлы и позвонили в поддержку ребятам. Они подключились к нам (кстати, в отсутствие человека, который работал с нами, его быстро подменял коллега и «без всяких гвоздей»), начали настройку.

Во время настройки мы делали другую работу, никакого «простоя» не было. А когда ребята завершили, мы созвонились с ними и протестировали ВСЭД.

Настроили всё, кроме номенклатуры документов. Эту настройку поддержка ИВЦ «Минфина» делает «в бою», когда уже точно установлены стандарты для организации.

Дополнение: Прошло 3 месяца и наконец-то утвердили номенклатуру дел на 2017 год. Теперь мы созвонились с поддержкой ВСЭД (телефон человека, занимающего поддержкой системы нашей мы получили в начале сотрудничества и он исправно работает!), чтобы ребята внедрили номенклатуру. В течение следующего дня всё было готово к полноценной работе.

После настроек и тестирования нам скинули текстовые инструкции с картинками и подробное видео, как работать с системой, а через некоторое время приехал сотрудница компании и провела инструктаж по ВСЭД для пользователей системы, т.е. для руководителей и подчинённых. Коллеги были недовольны, но, думаю, напрасно.

Но какой смысл пересылать документы только у себя в организации, когда мы сотрудничаем с большим количеством организаций как выше- так и нижестоящих. Поэтому нужно организовать связь, а для этого нужен отдельный VPN-канал связи. а заявка создаётся на сайте НЦЭУ.

Чтобы быстро организовать VPN-канал связи, заявку в НЦЭУ нужно писать сразу ещё до того, как начнёте искать организацию, которая будет внедрять ВСЭД. Это было моё упущение в алгоритме. Мы делали сразу несколько задач и для них тоже требовалось организация VPN-канала, а оказывается, что отдельный VPN-канал нужно делать для каждой программы (например, казначейство) и настройкой занимается человек из той организации, для кого делается этот VPN-канал.

После подписания заявки её нужно зарегистрировать в приёмной и отправить в электронном виде в электронном виде на адрес электронной почты info@nces.by либо по факсу (+375 17) 229 30 06.

В случае с НЦЭУ настройки пришли через полторы недели. От Белтелекома настройки тоже при звонке в поддержку сразу дали. Теперь осталось вставить вторую сетевую карту, прописать постоянные маршруты и метрики. Приступим.

Вставляем вторую сетевую карту.
Подключаем в неё кабель от модема с настроенным VPN.
Идём в настройки модема и меняем ip-адрес так, чтобы модем был в другой подсети. Например, сеть с интернетом: 192.168.100.1, тогда сеть с VPN можно сделать такой: 192.168.1.1. Предпоследнее число и есть подсеть.
Прописываем в свойствах подключения для сетевой карты, в которую идёт кабель от VPN, статический DNS (например, 192.168.1.1) и ip (например, 192.168.1.2), возможно в дополнительных свойствах указываем метрику 15.
Прописываем постоянные маршруты (подробнее можно почитать в статье как прописать статические маршруты):
- Рассмотрим, например, домашнюю сеть со следующими данными:
  — внутренний ip-адрес модема (default gateway) — 192.168.1.1;
  — ip-адрес компьютера — 192.168.1.2;
  — маска подсети (subnet mask) стандартная — 255.255.255.0;
  — адрес VPN- сервера для примера — 10.1.1.1,
  тогда для прописания статического маршрута в командной строке (Пуск –> Выполнить, или Ctrl+R) набираем команду
и нажимаем «Ввод».
Повторить для адреса для сервера документооборота (если правильно называю).

Оять же протестировать всё набрав ping 10.1.1.1 и ping адрес сервера документооборота.

Для работы с электронным документооборотом руководитель должен иметь флешку(носитель ключевой информации), с помощью которой он сможет «подписывать» документы. Флешка нашем случае уже была, но через 2 недели у неё оканчивался срок действия. Пришлось её продлить в ИВЦ «Минфина» (где она и была заказана 2 года назад). Дальше нужно было установить софт с диска от флешки и проверить его работу.

После того, как ВСЭД и ЭЦП готовы к работе. Нужно подать заявку в НЦЭУ. Оплатить её и после оплаты вам вышлют на почту «настроечные» реквизиты. Отмечу, что эта операция одна из самых затратных по финансам.

Хочу отметить, что эта операция одна из самых дорогостоящих.

Если нужно больше подробностей, что и как, то пишите в комментарии — отвечу. А пока дальше.

Время дорого. Поэтому раз есть поддержка, то после получения реквизитов для настройки подключения ВСЭД к СМДО от НЦЭУ:

Звоним в поддержку.
Даём доступ к файлу с настройками.
Ждём пока всё настроится (где-то от 1 до 3 дней).

После того, как всё настроено, создаём тестовую организацию и отправляем тестовое письмо (инструкцию выдала организация, установившая ВСЭД).

Поскольку опять же есть поддержка, всё можно попросить сделать их специалистов (у них рука набита и так будет быстрее).

На этом всё. Система работы с документами готова к работе.

источник

На практике организации широко используют сканирование бумажных документов и отправку их по электронной почте (факсу). Таким образом подписываются договоры, ведется переписка. Кроме того, некоторые организации создают, согласуют и подписывают документы в электронном виде. На вопросы о том, как правильно организовать электронный документооборот, ответил Вячеслав Леонидович Носевич, директор БелНИЦЭД, кандидат исторических наук.

Что понимается под электронным документооборотом?

Электронный документооборот — способ организации документооборота, при котором все документы или документы определенных классов в одной организации или в их совокупности (корпоративной системе) представлены в электронном виде и хранятся централизованно. Другими словами, это движение в организации документов в электронном виде с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дела .

На заметку
Электронный документ — это один из видов документов в электронном виде . Основной его особенностью является наличие электронно-цифровой подписи
(далее — ЭЦП).

Какие документы можно создавать и хранить в электронном виде?

Перечень данных документов организация определяет самостоятельно и закрепляет в ЛНПА. Однако если в архиве организации отсутствуют установленные условия для хранения документов в электронном виде, то необходимо создавать оригиналы документов на бумажном носителе. Хранить в электронном виде при отсутствии данных условий допускается только документы, содержащиеся в соответствующем перечне. Отметим, что срок хранения таких документов составляет до 10 лет без дополнительных условий (в том числе отметка ЭПК, после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, после замены
новыми) .

Введение электронного документооборота в организации целесообразно начать с документов временного хранения (до 10 лет включительно). Что касается документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, то в отношении них желательно поначалу ввести практику двойного документооборота. То есть создавать два идентичных по содержанию документа :
— на бумаге;
— в электронном виде.

Соответственно, так как основная часть документов кадрового делопроизводства имеет срок хранения более 10 лет (личные дела работников, приказы о приеме, переводе, увольнении и т.д.), перевод таких документов в электронный вид на данный момент нерационален.

Обратите внимание!
Принимая решение о переходе на электронный документооборот без применения ЭЦП, необходимо обеспечить наличие программных средств, позволяющих однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее, утвердившее) документ .

Как осуществляется формирование и оформление электронных дел?

Электронные дела формируются и оформляются с учетом общих правил, установленных для документов на бумажных носителях .

В организации разрабатываются схемы размещения и порядка прохождения документов в электронном виде и их проектов. Разработка данных схем осуществляется на основании номенклатуры дел организации. В ней в графе «Примечание» для документов в электронном виде делается отметка «ЭД» .

Документы в электронном виде согласно номенклатуре дел помещаются в папки — электронные дела. Имя электронного дела состоит из индекса дела и его заголовка в соответствии с номенклатурой дел организации. Как правило, каждое электронное дело формируется за один календарный (делопроизводственный) год .

Особенности формирования и оформления электронных дел должны быть отражены в инструкции по делопроизводству организации .

Что такое гибридные дела?

Гибридными называют дела, в которых объединяются документы в электронном виде и на бумажном носителе. Например, такими делами могут быть «Переписка по административно-хозяйственным вопросам», «Переписка по вопросам бухгалтерского учета и бухгалтерской и (или) финансовой отчетности» .

В гибридные дела допускается формировать документы с временным сроком хранения (до 10 лет). Соответственно, формировать в гибридные дела документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения недопустимо .

Можно ли уничтожить документ на бумажном носителе, если его перенесли в электронный вид (отсканировали и сохранили)?

Документ на бумажном носителе является оригиналом. Уничтожить его можно только после истечения установленных для данного документа сроков хранения.

Оригинал документа на бумажном носителе необходимо хранить и передать в архив организации согласно установленным в организации правилам .

Из каких частей состоит электронный документ?

Электронный документ — это один из видов документов в электронном виде. Он состоит из двух неотъемлемых частей :

1) общей — это непосредственно сам документ со всеми его реквизитами, за исключением даты документа, регистрационного индекса, резолюции, отметки о поступлении и других реквизитов, которые формируются после подписания документа ЭЦП;

2) особенной — это ЭЦП лиц, осуществивших согласование (визирование), подписание, утверждение электронного документа, а также реквизиты, формируемые после подписания (дата документа, регистрационный индекс и др.). Особенная часть заполняется по установленным правилам в регистрационно-контрольной карточке документа и (или) отдельных файлах, являющихся неотъемлемой частью соответствующего электронного документа.

Можно ли внести изменения в документ после подписания его ЭЦП?

Внесение любых изменений в электронный документ после подписания его ЭЦП делает данный документ недействительным. Это отличает его от документов на бумажном носителе, для которых допустимо нанесение различных служебных отметок (например, регистрационных индексов, штампов, резолюций, отметок об исполнении) непосредственно на сам документ .

Соответственно, если электронный документ согласуется работниками при помощи ЭЦП, внесение в него любых изменений (в том числе исправление орфографических ошибок) после согласования сделает данное согласование недействительным.

Пример
Работник при помощи ЭЦП согласовал проект электронного документа. После согласования в проекте была замечена и исправлена опечатка, а затем документ был направлен руководителю организации и подписан им ЭЦП. В данном случае действительной будет только ЭЦП руководителя организации. Согласование проекта работником будет недействительным.

В чем особенности хранения документов в электронном виде?

Сроки хранения документов в электронном виде совпадают со сроками, установленными для аналогичных документов на бумажном носителе .

Обратите внимание!
Для хранения документов в электронном виде необходимо создать определенные условия (применять специальные средства хранения, создать установленный температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический режим и др.).

Отметим, что информационные технологии в настоящее время достаточно быстро устаревают. Тем не менее документы в электронном виде должны остаться доступными и воспроизводимыми. Особенно это касается документов со сроком хранения более 10 лет и постоянного хранения.

Организации, которые передают документы на хранение в госархивы, согласовывают используемые форматы документов в электронном виде с уполномоченным государственным архивным учреждением. В противном случае документы необходимо будет преобразовать в требуемый формат к моменту передачи в госархив .

На заметку
Допустимыми форматами документов в электронном виде являются :
— Portable Document Format / A (PDF/A);
— Office Open XML (DOCX);
— OpenDocument Format (ODT).
Допустимыми форматами графических образов документов на бумажных носителях (сканов) являются :
— Portable Network Graphics (PNG);
— Tagged Image File Format (TIFF);
— Joint Photograph Experts Group (JPEG);
— Portable Document Format / A (PDF/A).

Необходимо помнить, что преобразование электронного документа (документа, подписанного ЭЦП) из одного формата в другой нарушает его целостность. Для решения указанной проблемы требуется повторное удостоверение подлинности данного документа, т.е. подписание документа ЭЦП архива .

На практике банки в работе используют системы дистанционного обслуживания клиентов. Можно ли их использовать для подписания кредитных договоров и дополнительных соглашений к ним?

Кредитный договор заключается в простой письменной форме. Подписание его с использованием аналога собственноручной подписи (в том числе с применением системы дистанционного обслуживания клиентов) допускается в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон .

Например, стороны в договоре о банковском обслуживании клиента могут предусмотреть возможность подписания кредитных договоров (дополнительных соглашений к ним) с использованием дистанционного обслуживания клиентов. Однако при подписании кредитного договора таким образом в случае конфликта могут возникнуть сложности. В частности, с доказательством того, что клиент действительно подписывал данный договор.

Что такое система межведомственного документооборота (далее — СМДО) и можно ли ее использовать для обмена информацией между организациями?

СМДО — государственная система, которую используют госорганы и иные организации для обмена электронными документами (т.е. документами с ЭЦП). СМДО может использоваться не только для обмена информацией с госорганизациями, но и для обмена информацией между субъектами хозяйствования. Для этого данные организации должны вести электронный документооборот и быть подключены к СМДО.

Справочная информация
Подробнее о порядке подключения к СМДО можно узнать на официальном сайте Национального центра электронных услуг.

источник

Каждый предприниматель в своей жизни хоть один раз, но слышал об электронном документообороте, однако далеко не все точно знают, что именно он из себя представляет. Специалисты из Информационно-вычислительного центра Министерства финансов Республики Беларусь рассказали о том, как современные возможности упрощают нашу жизнь и ответили на самые популярные вопросы об электронном документообороте.

Электронный документооборот – это система процессов по обработке документов в электронном виде, реализация концепции «безбумажного делопроизводства». Благодаря этому человек может быть уверен, что его обращение или заявление не останется где-нибудь на полке или в папке в регистратуре и найдет своего адресата.

Эта система позволяет автоматизировать управление документами в государственных органах, банках, страховых и других организациях. Благодаря ей компания экономит не только бумагу, но и деньги. Здесь минимизирован человеческий фактор: ничто не будет забыто или утеряно.

Уже до конца 2019 года все государственные организации (более 17 тысяч) перейдут на электронный документооборот и будут подключены к системе межведомственного документооборота (СМДО).

К частным предприятиям таких требований нет. Однако уже сегодня они начинают переходить на электронный документооборот, чтобы оптимизировать внутренние бизнес-процессы и упростить общение с госорганами и другими организациями, подключенными к СМДО.

СМДО – система, которая обеспечивает взаимодействие государственных органов и других организаций с помощью обмена электронными документами. Она создана для того, чтобы бумажной волокиты в госорганизациях стало меньше, а решения принимались быстрее. Время доставки электронного документа можно сравнить со скоростью обычной электронной почты, но, в отличие от e-mail, через систему СМДО организация получит юридически значимый электронный документ, заверенный электронной подписью.

В идеале для полноценной работы и переходу к безбумажному делопроизводству каждая система электроннного документооборота должна быть интегрирована с СМДО. Так, например, система DoxLogic-S уже сейчас предлагает модуль «СМДО», который позволяет отправлять, получать и хранить документы в соответствии с установленными государственными нормами.

2. Получить электронную цифровую подпись. Для этого нужно собрать необходимые документы, оплатить счет и получить сертификат открытого ключа в одном из удостоверяющих и регистрационных центров.

3. Организовать VPN канал связи (виртуальная корпоративная сеть).

Это обязательный реквизит электронного документа, защищенный особым ключом. По сути, это аналог обычной подписи, только в цифровом формате, а благодаря криптоключу ее невозможно подделать.

Заверять цифровой подписью документ можно автоматически как при его создании, так и на различных этапах его обработки (например, при согласовании или утверждении директором предприятия).

Каждая организация самостоятельно выбирает место и формат хранения электронных дел и отдельных документов (если это не противоречит законодательству) и закрепляет это в своих внутренних нормативных правовых актах.

Допустимыми форматами документов в электронном виде являются:

● PDF/A, DOCX, ODT;
● PNG, JPEG (для сканов бумажных документов).

Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе (название организации, почтовый адрес, дата, регистрационный индекс, и т.д.). Исключение составляет изображение Государственного герба Республики Беларусь, а также оттиски печатей и штампов.

Большинство документов можно перевести в электронный формат: входящие и исходящие письма, докладные записки, заявления, приказы, счета-фактуры, договоры и дополнения к ним, отчеты и многие другие. Перечень таких документов организация определяет самостоятельно и закрепляет это в своих внутренних нормативных правовых актах, если это не противоречит законодательству.

Пока электронный документооборот в основном осуществляется между организациями и компаниями, которые находятся в одной стране. Это связано с тем, что существуют различия в национальном законодательстве, в подходах к защите информации и так далее. Но уже есть предпосылки к тому, чтобы вывести обмен электронными документами на международный уровень.

Например, система DoXLogic-S опирается на законодательство Беларуси в сфере делопроизводства, но при этом ее можно настроить и на законодательство другой страны.

В ноябре 2016 года государствами ЕАЭС был запущен пилотный проект по тестированию решений для реализации электронного документооборота между странами, в том числе с использованием электронных цифровых подписей.

Имеют ли силу электронные документы, например, в суде или для аудиторов? Существует ли судебная практика по электронным документам?

Да, имеют. Электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Важно помнить, что электронным документом считается только файл с электронной цифровой подписью или копия, заверенная уполномоченным лицом.

РУП «Информационно-вычислительный центр Министерства финансов Республики Беларусь» более 45 лет предоставляет услуги по автоматизации, разработке и сопровождению программных комплексов. Мы зарекомендовали себя как надежный партнер, проверенный временем.

Если вы заметили ошибку в тексте новости, пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter

источник

Утверждена инструкция о порядке взаимодействия ведомственных систем электронного документооборота с системой межведомственного электронного документооборота государственных органов.

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Звоните! Единый номер +375 17 311 30 00 или начните онлайн-чат

Республиканское унитарное предприятие «Национальный центр электронных услуг»
220004 г. Минск, ул. Раковская, 14
Телефон: +375 17 311 30 00
Факс: +375 17 311 30 06
info@nces.by

*при разрешении экрана 1366*768 px и ниже, а также масштабе 100% в интернет-браузере сайт может отображаться некорректно

Отдел продаж и обслуживания клиентов

КИШКО СВЕТЛАНА ВАСИЛЬЕВНА,
начальник отдела

Организация и ведение договорной работы

Формирование, ведение и развитие клиентской базы

Организация и ведение работ по возврату дебиторской задолженности

Отдел организации и продвижения услуг

СТРИЖКО ЕЛЕНА ФЕДОРОВНА,
начальник отдела

Развитие действующих, организация и продвижение новых услуг, оказываемых предприятием

Координация работ по интеграции государственных информационных ресурсов (систем) с общегосударственной автоматизированной информационной системой в целях предоставления электронных услуг

Методологическое сопровождение подсистемы ОАИС «Программный комплекс «Одно окно» для обеспечения осуществления административных процедур в электронном виде

Участие в мероприятиях по организации интеграционного шлюза национального сегмента Республики Беларусь и сервисов доверенной третьей стороны Евразийского экономического союза

Организация маркетинговой деятельности на предприятии

Организация образовательных мероприятий по вопросам оказываемых предприятием услуг

Управление информационным наполнением официального сайта предприятия, единого портала электронных услуг

Отдел сопровождения системно-технической инфраструктуры

АФАНАСЕНКО ДМИТРИЙ НИКОЛАЕВИЧ,
начальник отдела

Администрирование и техническое сопровождение локально-вычислительной сети предприятия, серверного оборудования, систем хранения данных, систем интегрированных серверов, вычислительного и офисного оборудования

Администрирование и развитие корпоративных систем

Эксплуатация общесистемной инфраструктуры республиканского удостоверяющего центра ГосСУОК

Сопровождение и техническое развитие инфраструктуры для услуг аутсорсинга эксплуатации информационных ресурсов и систем

БЕЛЯЕВА ОЛЬГА АНАТОЛЬЕВНА,
заведующий сектором

Организация работы по экономическому планированию на предприятии

Организация комплексного экономического анализа деятельности предприятия и оперативно-статистического учета

ХОДОСОК АЛЛА ВИКТОРОВНА

Организацией бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия

Формированием информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности предприятия

Наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов

Составлением балансов и бухгалтерской отчетности

Республиканский удостоверяющий центр

БАСЬКО ВЛАДИМИР НИКОЛАЕВИЧ,
начальник республиканского удостоверяющего центра

Обеспечение выполнения предприятием функций оператора республиканского удостоверяющего центра ГосСУОК

Обеспечение реализации мероприятий по созданию и развитию информационных систем и информационных технологий, связанных с процессами идентификации, аутентификации и авторизации, применением средств электронной цифровой подписи, в том числе сервисов доверенной третьей стороны при межгосударственном электронном взаимодействии

Координация и мониторинг деятельности регистрационных центров и доверяющих сторон по вопросам соответствия условиям аккредитации в ГосСУОК

источник

Дзержинская региональная

образовательная сеть

Уважаемые коллеги!

Как известно, к 1.01.2017 г. все учреждения и РОО должны быть подключены к СМДО — С истеме М ежведомственного Д окументо О борота.

Сегодня, во вторник 22 ноября, у начальника РОО было совещание по этому вопросу. В четверг, 24 декабря, состоится следующее совещание, на котором должно быть принято решение.

В свази с тем, что это дело новое, незнакомое, учебный год начался, потом первая четверть закончилась, олимпиады и прочая и прочая, боюсь, что во многих школах в этом деле что называется «конь не валялся». Поэтому начну с азов.

Подключение к СМДО осуществляется по сети VPN (что значит «виртуальная частная сеть»), которая не есть Интернет, а существует «параллельно» с Интернетом.

Для подключения к этой VPN нужна телефонная линия («номер»), к которой нужно будет через сплиттер («разделитель») подключть такой же ADSL-модем, как и для подключения к Интернет. Особняком стоят городские школы, к которым провели ВОЛС, т.е. «оптику», как в гимназии №1. Им понадобится ещё один оптический модем. Всё это Белтелеком сдаёт в аренду. Для организации подключения нужно обратиться в НЦЭУ — «Национальный центр электронных услуг», заполнив эту форму. После чего НЦЭУ перенаправит заявку предприятию связи, т.е. Белтелекому.

Для работы с СМДО понадобится СДО, т.е. Система ДокументоОботота, которая бывает в двух вариантах:

в виде программы, устанавливаемой на компьютер пользователя документооборота и хранящей все данные на том же компьютере, что-нибудь из списка организаций с сертифицированным ПО, например ЛАИС-СМДО;

в виде веб-приложения («веб-сайта»), который хранит все данные на «облаке» и для работы с которым нужен только современный веб-браузер (Firefox, Chrome). Например, ТАЛАКА+.

Первый вариант гораздо дешевле, но чреват потерей информации, ибо все мы ходим под Виндовс, второй — дороже, но надёжней. Впрочем, наладить регулярное резервное копирование данных не так уж сложно, поэтому первый вариант предпочтительней.

В любом случае нам понадобятся средства электронной цифровой подписи (ЭЦП) — ключи и программное обеспечение (ПО). За этим — сюда, а далее по ссылке сюда — здесь есть телефон для консультаций, и, наконец, скорее всего сюда, приобрести ключ для создания ЭЦП. Точнее сказать не могу, еще этот путь не проходил. Это всё в «Национальном центре электронных услуг». Еще понадобится криптопровайдер программное обеспечение — AVEST. Его можно свободно скачать. Ссылка и инструкция по его установке назодится здесь.

И, наконец, направить заявку на получение электронных услуг. В конце страницы по этой ссылке есть ссылки на заявление и телефон для консультаций.

Здесь можно почитать небольшое обсуждение этой проблемы.

Требования к любой подписи едины:

невозиожность (сложность) её подделки;

простота проверки её подлинности.

Эти требования для обычной подписи на бумажном документе очень противоречивы: увидивший короткий росчерк пера на бумеге при достаточной ловкости рук может её подделать. Электронная цифровая подпись практически лишена этого недостатка. Для создания подписи и её проверки используются разные средства (ключи) и имея возможность проверить подпись невозможно (или, по крайней мере, очень сложно) её подделать. Для этого используются технологии «открытого ключа«. Ключи — это некая информация, нужная для создания и проверки подписи.

Любая компьютерная информация, любой документ, будь то текст, изображение, звук и т.п. — это набор чисел. Программа создания подписи «перемешивает» эту информацию с данными секретного ключа владельца подписи и таким образом формирует ЭЦП. Для проверки подлинности используется открытый (публичный) ключ, который хранится в сети на серверах удостоверяющего центра и доступен всем, кому может понадобиться проверить подлинность подписанного доукмент.

Таким образом удостоверяющий центр (а это «Национальный центр электронных услуг — НЦЭУ») для возможности использования ЭЦП должен для каждого пользователя (учреждения) создать пары связанных ключей, один из которых (открытый) хранит у себя в свободном доступе в виде сертификата открытого клюка (СОК), в котором кроме того имеется необходимая информация о владельце, а секретный ключ находится у владельца на специальном устройстве — USB-ключе, криптографическом токене (жетоне) , основное назначение которого — сохранность (секретность) ключа.

Этот текст в основном предназначен для тех, кто должен подключаться самостоятельно, для большинства некоторые шаги сделает РОО, однако, коллеги, прошу комментировать, задавать вопросы, делиться своими соображениями!

А.Куликовский

Автор: Анжела, ДЦРР г. фаниполя

Добавлено: 28.11.2016, в 11:53:07 «»

Огромная просьба оказать помощь и направить действия дошкольных учреждений. Мы уже получили номер и модем. Каковы наши дальнейшие действия?

Добавлено: 28.11.2016, в 20:19:24 «»

Анжела 28.11.2016 в 11:53:07 пишет:

Есле получен и установлен модем, то далее нужно приобрести ключ на носителе ключевой информации. Об этом немного подробнее добавил в п. 4. текста. И дожидаться, когда РОО закупит соответствующие программы и установит на ваш компьютер. Думаю, что полезно будет уточнить по телефону, о котором в п.4.

После того, как всё закуплено и установлено — выполняется п.5. По ссылке из п.5 в конце страницы есть ссылки на заявление и телефон для консультаций.

Текст комментария: обязательно!

Контрольный вопрос. Запишите цифрами следующее число:
три тысячи два обязательно!